「秘書室がある会社」と「秘書室がない会社」での秘書の役割

会社に秘書室があり、グループセクレタリー業務となっている場合は、秘書室に複数人の秘書がいるのが特徴です。

一人の役員や上司に複数の秘書がついたり、逆に、複数の役員や上司に一人の秘書がついていたりします。複数の秘書で行う場合は、一つの業務にボリュームがあったりするため、一人一人の作業が分担、細分化している所が多くあります。

また、新人の秘書などは、直接上司の秘書とはならず先輩の秘書の仕事のサポートを行うという事もあります。業務の内容としては、役員や上司のスケジュール管理や慶弔関係、文書管理、慶弔関係、挨拶や社内文書作成などを行う事が主になります。

一方、秘書室がない会社の場合は、総務部などの中に秘書がいる兼務をしているようなポジションや、グループ秘書では、部署を秘書が複数名で担当、または、部署全体を一人で担当したりする場合があります。その場合は、部署に特化した業務も入ってきます。

秘書自身のスキルや能力に応じても仕事のポジションや仕事の内容、担当する部署によっても仕事の業務の内容や幅にも差がありますが、秘書と呼ばれる仕事は、秘書室があってもなくても通常の事務作業については同じような事になります。

また、会社によっての秘書の役割は、上司がいない場合は、上司の替りに業務が遂行できるくらいの能力が求められる場合もあります。このような場合の業務は、どちらかというと日本企業より、外資系企業の方が強い傾向にあります。