秘書の機能・役割とは？
４月に入り、新しい環境に身を置くことになった人も多いことでしょう。４月は、大きな組織編成がおこなわれる時期でもあります。
さて、そんな中、あらたに秘書やアシスタントとして働き始める人もいることと思います。そんな皆さんに、今日は、秘書の機能・役割についてお伝えしたいと思います。
「秘書」と一言でいっても、その役割や機能は「経営層が求める秘書像」「企業の規模」「社風・社内文化」などによって異なります。日本人上司なのか外国人上司なのかによっても異なります。
エクゼクティブ・アシスタントと呼ばれる上級秘書は、企業で重要な役職についている人（たとえば、代表取締役や役員）に、多くの場合マンツーマンで補佐を行います。上司の事業戦略遂行のサポートをしながら、上司が不在時は、代わって判断をくだす事まで求められるほど、時には高いスキルが必要となります。
本来、秘書は「専門職」です。
エクゼクティブ・アシスタントに求められる業務は、とても高度であり専門的です。ところが、実際のところ、代表取締役や役員を補佐する秘書すべての人がエグゼクティブ・アシスタントとしての資質を備えているわけではありません。
どんなに優秀な秘書であっても、最初は、事務処理などの業務から始まります。その後、秘書としての経験を積み重ねながらステップアップをして、エクゼクティブ・アシスタントとして働く機会を得るようになります。
多くの場合、日本の企業では、秘書に求められる役割というのは、スケジュール管理、電話やメールの応答、文書作成、OA事務処理などのいわゆる「庶務」業務に携わる事が中心となっています。「庶務」と「秘書」の仕事は、異なる職種であると認識されていないのです。「庶務」と「秘書」仕事の区別がつかないという人が多くいらっしゃいます。
もちろん、「庶務」の仕事と「秘書」の仕事では、重なりあう共通業務も存在します。そのため、「庶務」の仕事の延長線上に「秘書」の仕事がある、そう考える人が多いようです。そのため、社長秘書、役員秘書という肩書きをお持ちの方でも、スキルが低く、トップマネジメンント層の高度な業務を補佐するレベルに到達していないのが日本の現状です。 社長秘書や役員秘書として働く立場の人であっても、総務部関係業務や庶務業務に近似しているのです。そこには、経営合理化という名目による人材の最適化という企業のねらいがあります。
たとえば、創立以来２〜３年という短いスパンで社長秘書のローテーションをおこなっている企業もあります。また、社長秘書は、時短で働く産休明けの女性社員がアサインされ、１〜３年ごとに交代するという企業もあります。そのような環境では、いつまでたっても秘書のナレッジが蓄積されません。「秘書」というポジションであっても、「庶務」的な要素の仕事だけをおこなっているため、「社長秘書は誰がやっても同じ」という経営判断のもと、１〜３年というスパンでローテーションをおこなうのでしょう。
果たして、それでいいのでしょうか？ 経営層にとって、秘書として働く人にとって、好ましいことなのでしょうか？
長い間、個々の秘書の育成について、企業は重要視しない傾向にありました。昨今の阿部政権の掲げる政策の１つである「女性活躍推進」により、ようやく秘書の育成について目を向ける経営層や秘書室長が増えてきました。やっとです。長い時間がかかりました。本格的な秘書の人材育成に向けて、まだまだ時間はかかるでしょう。
そうであっても、「組織での秘書の役割の重要性」に気づいた経営層が増えてきていることは、嬉しいことです。
日本の秘書の歴史の大きな分岐点であり、まさに今、岐路にたたされています。経営層トップの判断により、企業の秘書の働き方が大きく変わっていくと言えるでしょう。
ITの更なる進化、ロボット、人工知能。これらの要素は、プロセス（業務）のルーティン化を促します。時代が大きく変わる中、いわゆるルーティン業務をおこなう「庶務」職に携わる人の数は、減少していくことでしょう。
それでは、「秘書」職は、どうでしょうか？
本来、秘書は「専門職」です。ですから、専門分野や専門スキルをもった秘書であれば、今後も必要とされるでしょう。なぜなら、ルーティン以外の仕事、つまり、「個別対応が必要な仕事」「考えなければならない仕事」などが発生した時に、「一人の人間」としての対応が求められるからです。
今後、日本の秘書をとりまく環境も大きく変化すると予測しています。
そんな過渡期だからこそ、秘書としてステップアップしていく為に、自身の仕事の質を高めていくという努力が必要です。そのためには、「井の中の蛙」にならないよう、常にアンテナを張りながら情報を入手するという姿勢も必要になります。過去にとらわれることなく、未来を見据えた「未来型対応秘書」になりましょうね！
一流秘書としての誇りと自信を永遠に☆
